知らない間にイメージダウン！？新入社員必見！今日から直せるビジネスメールの間違い5選

ビジネスメールはあなたの第一印象を決める

ビジネスの世界で、ビジネスメールはあなたの顔と言えるほど重要な存在です。丁寧で適切なメールは、仕事に対する姿勢や、会社全体の印象を大きく左右します。

しかし、ちょっとした言葉遣いや表現のミスが、思わぬ誤解やトラブルを招くことも。

この記事では、社会に出たばかりの新入社員が陥りがちなビジネスメールの間違いを5個、具体的な例とともに解説します。

1. 敬語の使い方が惜しい

• 例1: 「了解しました」→ 「承知いたしました」
• 例2: 「ご苦労様です」→ 上司に対しては不適切。

どれも敬語ではあるのですが、尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分けができていない場合です。「了解しました」は、ややカジュアルな表現です。高校や大学の先輩に使うような敬語は「了解です！」でも良かったのですが、ビジネスシーンでは「承知いたしました」のように、より丁寧な表現が求められます。

「ご苦労様です」は、目下の人に対してねぎらう言葉です。上司に対して使うと、上から目線に聞こえたり、失礼に当たることがあります。部下や後輩への丁寧な言葉遣いとして使いましょう。

2. 距離感が違うあいさつ言葉

• 例1: 初めてやり取りする相手に「お世話になっております」と書く。
• 例2: 数回のやり取りですぐに「いつもお世話になっております」と書く。

「お世話になっております」は、ある程度関係性ができている相手に対して使う言葉です。初めての相手に使ってしまうと、「いや、あなたにお世話してませんけど…。」と思われたり、よく考えないでテンプレートの言い回しを使っているだけだな、という印象を与えかねません。そういった場合は「初めまして」や「ご連絡ありがとうございます」など、別のあいさつを使うのが適切です。

ただ、自分が初めての相手でも、場合によっては「いつも弊社の〇〇がお世話になっております。」という言葉は使えます。

また、まだ数回しかやり取りをしていないような相手に「いつもお世話になっております」と「いつも」をつけるも、不自然です。

3. 学生時代に使っていた？口語的な敬語

• 例1: 口語調の言葉を使う。「ヤバいですね」「～という感じです」など。
• 例2: 感嘆詞を多用する。「すごい！」「ああ！」など。
• 例3: 否定的な言葉を使う。「できません」「無理です」など。
• 例4:余計な絵文字や顔文字を使用する。

口語調の言葉は、仕事の相手には不真面目な印象を与えてしまいます。感情を表す感嘆詞は、ビジネスシーンでは控えめに使うべきですし、否定的な言い回しよりも肯定的な表現を使うよう心がけると良いです。もちろん、Yesマンになれという意味ではありません。言葉遣いだけでも、「出来かねます。」と言えますし、「その条件では難しいのですが、〇〇でしたら可能です。」などと、代替案を出す姿勢を示す方が良い場合も多いです。絵文字や顔文字も、まじめなビジネスシーンでは基本的に使わない方が良いでしょう。

4. 構成が不親切で分かりにくい

• 例1: 件名が、ない/長すぎる/分かりにくい
• 例2: 本題の前に長文のあいさつを書いてしまう

件名は、メールの内容を簡潔に表すもの。内容が不明確な場合、相手に少し迷惑をかけてしまうことがあります。メールは、結論を最初に述べ、その後で詳細を説明するのが一般的です。

5. 返信が（相手から見て）遅い

• 例1: 数日経っても返信がない。
• 例2: 緊急性の高いメールへの返信が遅い。

どのくらいで遅いと感じるのかは人それぞれかもしれませんが、すぐに返信ができない場合でも、短くても取り急ぎで返信をした方がよい場合があります。丸1日以上空けてしまうようなときは、注意しましょう。

ちなみに、「返信が遅れて申し訳ございません。」のようなメッセージが来た時は、逆にその相手がどれくらいで遅いと感じるのかを知れるチャンスと捉えています。どのくらい空いたときにそのメッセージが来たのかで、「この人はこれくらいを過ぎると遅いと思うのね。」と参考にしています。もちろん、本人は気にしていなくてもこちらを気遣って言ってくれている場合もあるかもしれませんし、全体のバランスを見つつ、参考にしています。

まとめ

ビジネスメールはあなたの印象を左右します。敬語を正しく使い、相手に失礼のない言葉を選びましょう。メールだけではありませんが、メールをきっかけに、相手の立場や状況を考慮し、適切な配慮を心がけられると良いですね。