重なった紙の1枚目に文字を書くと、2枚目以降の紙にも文字が写る紙のことを「複写紙用紙」や「カーボン複写」などといいます。領収書や申し込み用紙などによく使われますね。宅配便の伝票でもよく目にする手書きで書くと下に写るアレです。

こういったものは、項目や枠線などがあらかじめ印刷された市販品もあります。そしてオリジナルで作るのは難しいので、自社製の伝票・契約書や申込書などは、印刷屋さんに注文して作ってもらっていうケースも多いのではないでしょうか。

そんな会社様、個人事業主様に朗報です！ なんと最近は、レーザープリンターがあれば自前で複写式の伝票などを作れる複写紙も販売しているんです。つまり、わざわざ専門店に頼まず、自社でオリジナルの契約書や控えが必要な申し込み書が作れるということですね。

そんな夢のような商品がコチラ！

レーザープリンター用MSノーカーボン紙

当店で扱っている複写紙「MSノーカーボン紙」です。

一見するとただの普通の白い紙ですが、左下の角がほんの少し青くなっているのがおわかりでしょうか？ この色が付いている方が表で、上の紙に文字を書くと、下の紙にも青色で文字が転写されるという仕組みです。

Wordなどのワープロソフトで伝票や契約書を作成したら、あとはプリンターにセットして印刷すればOK。複雑な手順はなく、誰でも簡単に複写伝票が作成できます。ただし、裏表を間違えると複写されないので、そこだけはご注意ください。

複写伝票を自社で作るとこんなにおトク！

でも、複写伝票を自前で作れるようになると、何が違うのでしょうか？ いまいちピンと来ない方のために、松本洋紙店が4つのメリットをピックアップします！

①手書きの手間を削減！担当者名や商品名をパソコン入力できる

市販の伝票だと、当然ですが自社の担当者の名前や商品名などはその都度、手書きで入れるなります。これって地味にめんどくさい…！ 何十枚もあると手も疲れるし、時間だってかかりますよね。

でも、パソコンで伝票を作ってプリンターで刷るなら、よく書く担当者や商品名は、あらかじめ入力できます。担当者や商品名が微妙に違うものだって、データで作って必要なときにサッと印刷するだけ。圧倒的にラクだし、時間の短縮にもなります。なんてすばらしい！

②修正もラクチン！パソコンで作るから細かな変更にも即対応

突然ですが、2019年の5月1日、日本で大きなできごとがありました。「平成」から「令和」に変わった“改元”です。このとき、自社の書類の「平成」に、手書きで二重線を引いて「令和」に直した経験のある人も多いのではないでしょうか？

このように元号を修正する機会は滅多にありませんが、項目名や会社の住所など、書式を少しだけ変更したいときは意外と多いはず。そんなとき自社製の書類や伝票なら、パソコンですぐに手直しできます。

変更するのも面倒だけど、捨てるにはもったいない…。そんな「難アリ」な書類や伝票をまとめて修正できるのも、自社でプリント可能な複写伝票の魅力です。

③複数の種類を少しずつプリントできる！在庫リスクを避けてコストを削減

冒頭でも説明したとおり、複写紙が使われているのは伝票だけではありません。領収書や荷物の送り状、契約書、申込書など、ビジネスで必要となるさまざまな用紙に用いられています。これを1つ1つ買いそろえたり、印刷所に頼んだりしていると、相当なコストがかかります。「とりあえず10部」といった小ロットに対応するのも難しく、大量の在庫を抱えるリスクもあります。

しかし、今回ご紹介した複写伝票用紙を使って自分で用紙をデザインすれば、必要なときに必要な分を印刷するだけで済みます。使いたいときに1枚からすぐに作れるので、ストックの置き場所に悩むこともなくなります。

複写紙でどんなものが作れるの？

今回ご紹介した「MSノーカーボン紙」は、何も印刷しないまま販売しています。つまり、好きな形式をパソコンで作り、印刷できるということです。

「パソコンなんてよくわからない…デザインなんて自信ないよ」という方もご安心ください。「伝票 フォーマット」などのキーワードで検索すれば、WordやExcelで使えるテンプレートがたくさん見つかります。それを利用すれば、こんなものが作れます。

入金・出勤・配送用などの「伝票」

ひとくちに伝票といっても、入出金伝票に飲食店で使われる会計伝票、荷物を送るときの配送伝票など、さまざまな種類があります。自社で印刷すれば、そのすべてを自分たちで用意できるようになります。

サイズ、項目、注意事項、枠の大きさ、枠線の太さなども、自由に変えてオリジナルのフォーマットで作れるようになるのです。

契約者同士で保管が必要な「契約書」

同じ内容の紙を2部作り、それぞれ保管する必要のある契約書も複写紙が最適です。同じ内容の紙を重ねてサインすれば、下の紙にもサインが写るので、何枚も手書きする必要がありません。

とくに使う機会の多い不動産業は、自社で印刷できたらとても便利ですね。契約内容によって文章を変えたい場合も、パソコンで直してすぐに印刷できます。

サインやチェックが必要な「申込書／入会所」

所定のマスにチェックを入れたり、申込者の住所などを記入したりする申込書や入会書も複写紙が向いています。コピーせずにその場ではがして、同じ内容の紙を申込者に持ち帰ってもらえます。自社で印刷すれば、注意事項の変更やチェック項目の追加も簡単です。

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自社で伝票を作るメリットと、複写紙で作れるものの例をご紹介しました。

複写紙がレーザープリンターで印刷できるなんて、初めて知った方も多いのではないでしょうか。ぜひ、この画期的な複写紙を利用して、スタッフの負担や購入、保管のコストを減らしてみてください。