ビジネスでの取引に使われる書類も、WordやPDFなどのデータに置き換わるようになり、紙を使わないケースも増えてきました。社内での保管や共有も簡単で、メールで送れば発送の費用も掛からない書類の電子化は、いいことづくめのように思えます

しかし、すべての企業がそれに対応しているわけではありません。書類によっては、紙で管理するほうが便利というケースもあります。この記事では、紙の書類と電子書類を上手く使い分けるために、必要な書類だけ自社で作成する方法をご紹介します。

紙で管理したい書類はどんなもの？

書類のペーパーレス化は、便利な点も多いですが、メリットばかりではありません。複雑な書類はとくに制作する労力・時間的なコストがかかるうえに、社内にITが苦手な人が多い企業は、導入すること自体が困難です。また、システム障害やサーバートラブルが起こると、その書類にアクセスできなくなる可能性もあります。データ流出対策などの、セキュリティも万全にしなければなりません。

そういった理由もあり、「重要書類は紙で残したい」という声も多く、見積書や請求書、領収書などの紙の書類のニーズはまだまだあるのです。これらの書類は、もちろん文房具店などで購入できますが、必ずしも市販の用紙を使う必要はありません。使いやすい用紙をプリントして使う企業も増えているのです。

自分で印刷するなら、自社の商品などの使用に合わせた書類が作れるほか、社名や住所、ロゴなども入れたオリジナルの書類を作ることも可能です。松本洋紙店ではさまざまな種類の紙をあつかっていて、ご希望のサイズで断裁加工もお引き受け可能なので、オリジナル書類作成用の紙もご用意できます。

複写伝票もプリンターで作成可能

契約書に複写用紙を使う企業は、「自社で用意するのは難しい」と思っているかもしれません。しかし、こういった複写伝票も、普通のプリンターで簡単に作れるんです。使うのは、MSノーカーボン紙。これは、圧力をかけた場所が青く発色する紙で、重ねてボールペンなどで文字を書くと、その文字が複写されます。

インクジェットプリンターでは文字が滲んでしまうので、レーザープリンターやコピー機が必須になります。2枚同じものを印刷して、ホッチキスなどで止めれば、簡単に複写式の書類を作ることができます。契約ごとに必要な書類をオリジナルで作ることができるので、市販の複写伝票よりも便利なのではないでしょうか。

【参考】MSノーカーボン紙

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最近はペーパーレス化が進んでいると言われていますが、紙の書類はデメリットばかりではありません。いまでも、紙の書類を必要とする企業はたくさんあります。

ペーパーレス化を目指す企業も、紙の書類を一気にに失くすのではなく、パソコンでの書類作成やプリントアウトが簡単にできるようになった現在の技術を生かして、オリジナルの書類を作ってみていかがでしょうか。普通の見積書や請求書といった書類はもちろん、複写用紙を使えば、複写伝票も必要な枚数だけ作れて、結果的にペーパーレスにもつながるのではないでしょうか。