OutlookやYahoo!メールといったほかのメールサービスと異なり、Gmailには「フォルダを作って、そこにメールを振り分ける」という機能がありません。その代わりにGmailでは、受信メールにフィルタ機能で条件付けをし、ラベルを付けることでメールを整理できるのです。

この記事では フィルタを利用したGmail のメール自動振り分けの設定方法とラベル・カテゴリ機能を解説します。

Gmailフィルタ機能でできること

Gmailのフィルタ機能で条件付けをしておけば、ラベルを付ける、迷惑メールに振り分ける、削除など、その設定に沿ったアクションが自動で行われます。メールの見落としを防いだり、過去のやりとりを振り返ったりするときに便利です。

手順1：Gmail設定画面→フィルタとブロック中のアドレス→新しいフィルタを作成の順に進みます。

手順2：Fromの欄に振り分け設定したいメールアドレスを入力し、「フィルタを作成」へと進みます。

手順3：設定可能な項目が一覧で出てくるので、設定したいものにチェックを入れて「フィルタを作成」を押します。これで手順2にて入力したメールアドレスに、チェックを入れた振り分け設定項目が適用されました。

フィルタ機能で実行できるアクション

フィルタ機能で設定可能な項目とその処理内容は、以下の通りです。

受信トレイをスキップする (アーカイブする)	受信トレイに表示させずに、メールを残します。ふだんは見ないけど、削除したくない重要なメールの処理に便利です。
既読にする	受信したメールを「既読」にします。
スターを付ける	自動でスターを付けます。「スター付き」のボタンで抽出できるようになります。
ラベルを付ける	ラベルを貼り付けることで、メール検索や整理の際に役立ちます。
転送する	指定したメールアドレス宛に自動で転送します。
削除する	受信した段階で自動的に「ゴミ箱」に移動します。
迷惑メールにしない	迷惑メールに振り分けられがちなメールを、受信トレイに残します。
常に重要マークを付ける	通常、重要マークはGmailが自動で付けています。こちらは、それに依らず、重要マークを必ず付けます。「重要」のボタンで抽出できるようになります。
重要マークを付けない	上とは逆に、重要マークを常に付けないようにします。
適用するカテゴリ	「メイン」「ソーシャル」「新着」「プロモーション」など、Gmailが用意しているカテゴリ別に自動振り分けができます。
一致するスレッドにも フィルタを適用する	すでに受信済のメールにも、この設定と同じ処理をします。

ラベルとカテゴリを使ったメール整理術

Gmailではメールの内容によって、通常「メイン」「プロモーション」「ソーシャル」などのカテゴリに自動で分類されています。

・メイン→受信トレイのメイントレイ
・プロモーション→メールマガジンなどが分類される
・ソーシャル→SNS通知メールなどが分類される

フィルタ機能の「適用するカテゴリ」にて、特定のメールをこちらに振り分けできます。一部のメールマガジンや通知など、自動で分類されないものは、フィルタ機能で該当カテゴリに振り分けると良いでしょう。

ラベル機能は、おもに「受信トレイ」内でメールを整理するのに役立ちます。フィルタ機能でラベルを振り分ける場合、先にラベルを作っておく必要があります。ラベルは、以下の2ステップで簡単に作成できます。

手順1：「新しいラベルを作成」を押します。

手順2：任意のラベル名を入力→作成で、ラベル作成できました。

作成したラベルは、画面の左下に表示されます。クリックすると、ラベルを貼り付けたメールのみ抽出されます。たとえば、仕事でGmailを利用しているなら、取引先ごとにラベルを作成し、自動貼り付けしておけば、必要なメールを見つける際に役立つでしょう。

このラベルは、手動で貼り付けもできます。メールを選択した状態で、画面上にあるラベルアイコンを押せば、ラベルが付けられます。フィルタ機能の振り分けが上手くいかないメールは、この方法でラベルを付けましょう。

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Gmailには、フォルダを新規で作る機能がなく、一見すると振り分けに難があるように思えます。しかし、カテゴリやラベル、スター、重要マークを使いこなせば、目当てのメールを分類・抽出するのが容易になります。

これらの機能は手動でもできますが、フィルタによる条件付けで、自動処理にするとより便利です。この記事を参考に、より効率的にGmailを使用していきましょう！