世の中ではペーパーレス化が進んでいますが、それでも紙媒体で保存する書類がなくなるわけではありません。そして、オフィスにある書類は、何も対策を取らなければ、たまる一方です。必要な書類がどこにあるかわからず、冷や汗をかきながら探し回った経験のある方も案外多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、二度と書類が行方不明にならないように、大量の書類を整理する方法を紹介していきます。
スーパーファイン紙 0.12mm A4サイズ：500枚
MSマット紙 157.0g/平米 A4サイズ：1000枚
フォト光沢紙 0.23mm A4サイズ：100枚
写真用紙＜印画紙＞ 0.27mm A4サイズ：100枚書類整理の流れを頭に入れておこう
実際に手を動かして書類整理を始める前に、書類を整理するの流れを確認しておきましょう。書類整理は、まず分類から始めて、次にそれぞれの収納場所と収納方法を決める流れが効率的です。
書類は次の4つに分類できます。
①オフィス全体で循環させる書類
（回覧資料や個々人の入力が必要な資料などで期限のあるもの）
②個人の業務で一時的に保管する書類
（現在進行中のプロジェクト関連資料、作成途中の資料などで期限のあるもの）
③処分する書類
（備品の取り扱い説明書やカタログ、チラシなどで期限のないもの）
④オフィス全体で共有する書類
（プロジェクト関連資料や業界情報誌などで期限のないもの）
収納場所は、使う頻度の高いものほど近くに、あまり使わないものほど遠くに置きます。つまり、デスクの引き出しには、つねに使用しているものや作成中のものを、別室の保管庫にはほとんど使用しないものや保持が必要なものを収納するのが原則です。デスクの引き出しの中も、手前から優先順位の高い順にファイルを収納しましょう。
紙の書類を収納するときは、見やすく、出し入れしやすいようにクリアファイルやファイルボックスなどに入れて立てて置きます。その際に、書類は同じ業務やプロジェクトごとにまとめておきましょう。そして、日付やプロセス順に、左から右、上から下へと並べます。
さらに、ファイル名や通し番号などを付けて色分けし、収納場所がひと目でわかるマップと作っておくと、誰でも元に戻せて整理整頓に効果的です。色分けするときは、あまりたくさんの色を使うと判断が難しくなるので、3色までにしておきましょう。
収納方法をまとめると、次のようになります。
①立てて収納する
②業務ごとにまとめて収納する
③順番に並べる
④誰でも元の場所に戻せるようにする
書類整理の流れが把握できたら、不要な書類を処分し、残りの書類を分類することから始めましょう。
書類の“キレイ”を保つコツ
書類が常に整理された状態を保つために、ルールを決めておきましょう。
例えば、「新しい書類をファイルに入れるときは、その場で古い書類を処分する」「使用済み書類はその場で破棄する」などです。すぐに処分するのが不安だというときは、「一時保管ボックス」に移して、これも「1年経ったものは破棄する」「コピーは用事が済んだらその場で捨てる」などのルールを決めておきます。一時保管用のボックスはあまり大きなものにしないのもポイントです。
オフィスにおける多くの書類はA4サイズなので、クリアファイルやボックスなど、書類を整理するツールもA4サイズに統一しましょう。
また、書類はファイルや収納場所が満杯になるまでためないようにしましょう。これも、あらかじめファイルの数などを決めておいて、容量の7割程度に収まるようにするのがおすすめです。
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書類がきちんと整理されたオフィスは、気持ちよく仕事に集中できるだけでなく、業務の効率アップにつながります。書類整理術を身につけて、理想的なオフィスづくりをしてくださいね。
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