最近ではデジタルでの資料作成が主流になっていますが、それでも会議やプレゼン用に紙へ印刷する機会も多いのではないでしょうか。ふだん何気なくやりがちな用紙への印刷ですが、用途によって用紙やサイズ、印刷の方法を工夫することでより見やすくなり、そうした配慮がビジネスマンとしての評価を高めることにも繋がります。

この記事では、ビジネスマン向けに用紙や印刷方法を解説します。

印刷に使う用紙の選び方

一般的にオフィスなどで「コピー用紙」として使われているのは、「普通紙」です。コストパフォーマンスに優れ、大量に印刷するときもお値段を気にせずに使えます。ただし、耐水性はなく、濡れると紙がふやけたり印刷した文字がにじんだりします。社内用の資料なら、クオリティをそこまで求められないので、エコの観点から「再生紙」を使うのもおすすめです。

大切なプレゼンで使う資料や、重要な取引先に渡す書類は、普通紙よりもきれいに印刷ができてインクもにじみにくい「上質紙」がおすすめです。普通紙であっても、やや厚みのある紙を使ったほうが、高級感が出ます。用紙の厚さは、1平方メートルあたりの重さで表され、コピー用紙の場合はだいたい60～80ｇです。この数字を参考に、必要に応じてコピー用紙よりも厚みのある用紙を選ぶのもいいでしょう。

資料に写真や図版を使う場合は、光沢紙を使うといったように、印刷する内容に合わせて用紙を使い分けると、きれいに印刷できます。

用紙のサイズを選ぶ

オフィスで使われるプリンターや複合機で印刷するのは、名刺サイズからA3程度の大きさが多いのではないでしょうか。用紙サイズにはA4，B4といった規格があり、A版は世界中で使われている標準的な用紙サイズ、B版は昔から日本で使われている用紙サイズです。日本では両方とも一般的に使われています。

A版は、面積が1平方メートル、縦横の比が1：√2になるサイズをA0（841×1189mm）として、半分にするごとに、A1、A2と小さくなっていきます。

B版は、面積が1.5平方メートル、縦横の比が1：√2になるサイズをB0（1030×1456mm）として、半分にするごとに、B1、B2と小さくなっていきます。

ビジネス資料として、もっとも多く使われるのは210×297mmの A4サイズです。ビジネスバッグやファイルも、このA4サイズを想定しているものが多く、相手に渡す場合もこのサイズなら無難です。

コンパクトにまとめたい場合は、大学ノートなどでよく見かける182×257mm のB5サイズがおすすめ。図表、写真などを多用する場合は、A4より大きい257×364mmのB4サイズ、297×420mmのA3サイズを使うのもアリです。

印刷した用紙を拡大・縮小コピーする方法

用紙のサイズによっては、拡大や縮小が必要になる場合もあります。ほとんどのメーカーのコピー機は、異なる定型サイズへの拡大や縮小が可能で、倍率を計算する必要はありません。たとえばB4の資料をA5に縮小したい場合も、コピー機の「倍率」から「B4→A5」を選択すれば、自動的に縮小して印刷できます。微調整したい場合も「＋」と「－」のボタンで調整したり、「手動」から倍率を指定したりすればOKです。

1枚の紙に複数ページを印刷する小技

資料のページ数が多いとき、紙の節約や読みやすさを考慮して、大きい1枚の紙に複数ページを印刷したくなるときはないでしょうか？ このやり方は、Word・Excel・PowerPointといったソフトごとに異なります。

Wordの場合

Wordは縮小して1ページに収めるほか、複数ページを1枚に並べて印刷もできます。

「ファイル」→「印刷」を選択して、「1ページ/枚」のプルダウンから、1枚に何ページを印刷するか選びます。このとき、複数枚の印刷を選んでもプレビュー画面は変わらないので注意しましょう。

Excelの場合

Excelは、自動的に縮小して用紙に合わせた印刷を行います。

「ファイル」→「印刷」を選択して、「シートを1ページに印刷」のプルダウンから、シートを1枚の紙に収めたり、幅や長さに合わせた印刷を選んだりできます。

Power Pointの場合

Power Pointは、1枚の紙に何枚のスライドを印刷するかを選べます。

「ファイル」→「印刷」を選択して、「フルページサイズのスライド」のプルダウンから、印刷したいレイアウトを選びます。Power Pointの場合は、レイアウトを変えるとプレビュー画面も変わります。

ビジネス資料を印刷するときのひと工夫

余白を空けて、メモを取りやすくする

WordやExcelは、印刷時の設定で、狙って余白を作れます。メモを書き込みたい資料に便利です。「ファイル」→「印刷」から「標準の余白」をプルダウンして「ユーザー設定の余白」を選択。そこで、余白をあけたい部分の設定を変更します。

標準の下の余白が30mmのところを、100mmに変更すると、このように下の余白が増えて、メモを取れるスペースができました。この設定だと、全ページにこのような余白ができることになります。

Power Pointは、印刷するスライドの枚数を選ぶところから、スライドのレイアウトを変更できます。「ファイル」→「印刷」から、「フルページサイズのスライド」のプルダウンをクリックすると、さまざまなレイアウトが選べます。

ページの上にスライドを配置したり、左側にスライドを並べたり、小さいスライドをたくさん並べたりと、いろいろなバリエーションがあるのも特徴です。

両面印刷で紙を節約

プリンターに両面印刷の機能がある場合は、両面印刷をすることで、使う紙を半減することができます。本のように横で綴じれば、資料としても見やすくなるので便利です。

「ファイル」→「印刷」から「片面印刷」のプルダウンをクリックして「両面印刷」を選ぶだけなので、操作も簡単です。

部単位で印刷

3ページの資料を5部作るとき、1ページ目を5枚、2ページ目を5枚、3ページ目を5枚印刷してそこから3ページの資料を5部作ると、1枚ずつページを集めて綴る作業になります。しかし、印刷時に「ファイル」→「印刷」で「部単位の印刷」にしておけば、1ページにつき1枚ずつの印刷を5回繰り返して、ページ順に並んで出てくるので、上から3枚ずつ取って綴るだけですみます。

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ビジネス文書や資料を印刷するときは、内容や見る人に合わせて印刷方法や用紙選びを工夫してみてはいかがでしょうか。紙の種類だけでも、コピー用紙や上質紙などいろいろあり、印刷方法によって使う紙の枚数も違ってきます。印刷方法はソフトやプリンターの機種ごとに異なるので、事前に印刷や設定方法を確認しておきましょう。

松本洋紙店では、コピー用紙はもちろん上質紙、図表入り資料の印刷に適した光沢紙など、オフィスで使われる用紙を取りそろえています。オフィス用の紙は、ぜひ松本洋紙店でご用立てください！