リモートワークが推進されている現在も、まだまだ毎日の業務に欠かせない「書類の印刷」。この経費削減のために、印刷コストを一度、しっかりと見直してみませんか？

1枚当たりの印刷コストの差はわずかでも、ビジネスで大量に印刷するとかなりの差がつきます。誤字チェックなどのちょっとした印刷にも、できればコストはかけたくありませんよね。

この記事では、プリンターで印刷する際に生じる「印刷コスト」を抑える裏ワザを紹介していきます。

印刷設定を変えてインクの消費を抑える

コストを抑える印刷設定ですぐに思いつくのが、「印刷物をモノクロにすること」ではないでしょうか。カラーで印刷する必要のないものは、モノクロ印刷にすることでカラーインクの消費を抑えられます。

同様に印刷品質を落とすのもインク代の節約になります。プリンタードライバーの印刷設定画面を開いたら、印刷品質を「きれい」から「標準」に替えましょう。色補正の項目で明度を上げる、または濃度の項目で薄いプリントを選択すると、インクの消費が少量で済みます。速度優先印刷を選ぶと、印刷品質を落としてプリントするので、これも経済的です。

プリンター自体にインクセーブ機能を搭載したモデルもあります。「インク節約モード」「セーブモード」「トナーセーブ」などの機能があれば、ぜひ試してみてください。

紙を節約することで印刷コストを削減！

次は「紙の節約」テクニックです。紙の専門店として、これは提案したくないのですが、松本洋紙店はお客様のためならば自らの血を流すことも厭いません…！

まずは印刷物の縮小。写真やイラスト、図形などの面積が大きすぎるときは、「割り付け印刷」「縮小印刷」とも呼ばれる集約印刷が効率的です。これは1枚に数ページ分の印刷をする機能で、1枚の用紙に2ページ分の印刷をするものを「2 in 1」、4ページ分を「4 in 1」と表します。

印刷枚数が多いなら、両面印刷も選択肢の1つです。片面印刷と比べて50％の節約になるので、印刷枚数が多いほど節約効果が高まります。ただし、薄いコピー用紙などは印刷したものが裏面に透けやすいので、きちんと文字が読めるかどうかチェックしましょう。

フォントを変更するという小技もあります。フォントを変えることで行間が詰まったり、フォントサイズを小さくすることで1ページあたりに印刷できる文字量を増やせたりします。結果的に印刷枚数を減らせるので、文字が大量に並ぶ文章だとより効果的です！

印刷品質は保ちたい！コスパの良い印刷テク

ここからは紙の専門店らしく、「印刷の品質」にも目を向けながらコスト削減の提案をしたいと思います！

プリンター用紙には普通紙に代表される「非加工紙」と、光沢紙を始めとする「加工紙」があります。用紙代を節約しつつも印刷品質を保つには、まずは適した紙を使うようにしましょう。

普通の文字をメインとしたビジネス文書を印刷するだけなら、普通紙（PPC用紙、コピー用紙）や上質紙で問題ありません。厚口ではなく薄口の方が安価ですが、上でも触れましたが薄いほど裏に透けやすく、高級感も出にくくなります。例えば、お客様に渡すものは厚口、自分や社内で使うものは薄口などで使い分けるといいかもしれませんね。

普通紙は印刷品質こそ高くありませんが、インクジェットプリンターやレーザープリンターなど印刷環境を問わずに使えるのがウリです。また、上質紙は100％パルプ原料を使用した紙で、普通紙より白くきれいに仕上がりますが、カラーではインクがにじみやすく写真には不向きです。写真や図版をふんだんに使った文書の印刷は避けたほうがいいでしょう。

次にプリンターインクのお話です。インクやトナーには、純正品と汎用（互換）品、リサイクル品があります。汎用品やリサイクル品は安価ですが、純正品ほどの発色の良さは期待できません。また、質の悪い純正以外の品は、目詰まりを起こしてプリンターの故障に繋がるリスクもあります。こちらも上の紙と同様に、安売り品でも信頼できる業者やお店から購入し、用途に応じて使い分けるといいでしょう。

インクのコスト削減における究極技は、「プリンターの買い替え」です。大容量インクタンク搭載モデルにすると、ランニングコストがかなり抑えられます。カートリッジ式では、インク切れの色だけを交換できる独立型を選ぶのもコスト削減につながります。

変わったところでは、「印刷コスト削減ソフト」の導入という手もあります。有料・無料とありますが、無料のソフトは動作保障がないので有料のものがおすすめです。例えば「inksaver」というソフトは、インクやトナーの使用量を最大75％カットして、用紙を節約できる機能も付いています。

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会社によっては大量の文書を印刷するだけに、バカにできない「印刷コスト」。細かい部分の見直しで大きく経費を削減できるだけに、品質を落としすぎない程度に、できることから試してみてくださいね！

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